Aprobare deconturi


Simplificaţi decontarea cheltuielilor după călătoriile de afaceri

Prin aplicația mobilă pentru deconturi, angajații pot înregistra, organiza, urmări și trimite cheltuielile înregistrate în timpul deplasărilor, în timp real, de pe dispozitivele mobile. Aplicația este dedicată companiilor în care angajaţii înregistrează un număr semnificativ de deplasări în scop de afaceri. Aceste companii pot înregistra reduceri semnificative a costurilor operaţionale prin urmărirea corectă şi eficientizarea timpului pierdut cu deconturile, precum şi reducerea erorilor care pot apare prin prelucrarea manuală a informaţiilor.

Platforma SAP Mobile Platform asigură serviciile de autentificare a utilizatorilor aplicațiilor mobile și sincronizarea securizată a datelor provenite de la dispozitivele mobile cu sistemul back-end.

Beneficii
Reduce costurile operaţionale

Prin automatizarea cererilor de decont pe măsură ce sunt efectuate cheltuielile şi prin notificările specifice către actorii implicaţi sistemul reduce timpul pierdut cu activităţi manuale, de rutină.

Elimină erorile umane

Prin calcul automat al diurnelor funcţie de ţara de deplasare sau al sumelor de închidere pe baza avansurilor decontate, sistemul elimină calculele umane, generatoare de erori.

Elimină riscurile de neplată

Prin rambursarea rapidă a deconturilor şi a creşterii controlului financiar asupra deconturilor, aplicaţia elimină riscurile procesului de decontare atât pentru angajaţi, cât şi pentru companie.

Funcționalități principale

Poți vizualiza balanța propriilor avansuri și deconturi efectuate. Aplicaţia afişează valoarea totală a avansurilor solicitate, valoarea avansurilor care a fost aprobată și diferența, oferind o imagine completă rapid, fără a aştepta verificările departamentului financiar.

La crearea unui nou decont, aplicația oferă posibilitatea de a completa informații specifice fiecărui tip de decont (combustibil, hotel, protocol). Se pot defini tipuri de decont specifice, cu câmpuri adiționale specifice în funcție de politica companiei (sumă, valută, ordin deplasare, protocol, centru cost, perioadă, angajat, departament etc).

Aplicaţia permite atașarea de fotografii (bonuri, chitanţe, facturi). Aplicația este integrată cu modulul de camera al dispozitivului mobil şi permite preluarea de fotografii direct din ecranul de creare al decontului. Fotografiile sunt automat atașate decontului și sunt transferate în back-end odată cu documentul.

Aplicatia permite vizualizarea deconturilor create anterior atât la nivel personal, cât şi la nivel ierarhic în cazul managerilor. Utilizatorii de tip manager pot vizualiza și toate deconturile create de utilizatorii subordonați lor, cele care le-au fost trimise către aprobare.

Ca funcționalitate specifică utilizatorilor de tip manager, aceștia pot aproba sau respinge un decont, având de asemenea la îndemână informațiile necesare pentru înlesnirea procesului decizional. În cazul în care decontul este respins, este posibilă atașarea unor note pentru clarificări sau solicitarea de informații suplimentare.

Aplicaţia include instrumente complexe de căutare prin care pot fi identificate rapid deconturi după număr, dată, centru de cost, perioadă, angajat, departament, stare decont sau orice alte chei de căutare relevante.