Managementul documentelor


Reduceţi costurile operaţionale şi acceleraţi procesul de decizie prin managementul documentelor automatizat.

Modulul Managementul Documentelor permite administrarea eficientă a documentaţiei tehnice şi operaţionale a organizaţiei pentru a îmbunătăţi procesul decizional, transparenţa şi trasabilitatea proceselor de afaceri, dar şi pentru a reduce semnificativ costurile operaţionale.

Modulul oferă automatizarea administrării oricărui tip de conţinut, indiferent de format, oferind flexibilitate şi configurabilitate unică pentru eficientizarea proceselor de afaceri.

Diversitatea procedurilor de descriere a produselor sau proceselor de afaceri (documentaţii, schiţe, fotografii, texte, fluxuri, diagrame) duc la o creştere exponenţială a datelor stocate electronic. Aceste informaţii trebuie să fie disponibile şi accesibile imediat atunci când este necesar.

Beneficii
Reduce costurile operaţionale

Prin organizarea documentelor în structuri şi ierarhii logice şi prin filtrele avansate de căutare, modulul reduce  munca manuală şi timpii morţi cu activităţile de căutare, trimitere sau modificare.

Eficientizează fluxuri complexe de lucru

Prin automatizarea aprobărilor multi-nivel şi prin optimizarea circuitului documentelor în organizaţie, modulul eficientizează procesele complexe de afaceri.

Creşte transparenţa

Prin trasabilitatea documentelor şi prin automatizarea aprobărilor electronice se asigură acces permanent, în timp real, din orice loc, la informaţiile relevante pentru procesul de decizie.

Doar în divizia de cosmetice produceam aproape 3000 de directoare cu fişiere până la lansarea în producţie. În prezent putem crea de 4 ori mai multe fişiere în aceaşi perioadă de timp.

Christiane Werth, Business Project Lead at Henkel AG

Principalele procese acoperite

Asiguraţi accesibilitate rapidă a tuturor documentelor relevante pentru derularea afacerii

Modulul Managementul Documentelor centralizează şi preia toate informaţiile relevante într-o bază unică de date, accesibilă imediat şi complet integrată cu toate procesele de afaceri mapate în sistemul ERP sau alte sisteme interne ale companiei. Fiecare document este verificat la intrare şi ieşire, fiind accesat funcţie de limitele de autoritate definite pe criterii ierarhice sau alte criterii specifice. Organizarea tuturor informaţiilor şi documentelor se face în structuri ierarhice clar definite şi uşor identificabile. Modulul permite indexări (indexare manuală prin câmpuri de meta-date, indexări automate de conţinut sau indexări automate prin câmpuri OCR).

Accesează informaţiile relevante în timp real, din orice loc, într-un mod securizat

Sistemul oferă posibilitatea de accesare rapidă a documentelor de pe orice sistem al organizaţiei, funcţie de drepturile de acces predefinite. Informaţiile pot fi accesate şi prin Internet de pe dispozitive mobile, prin intermediul funcţiilor avansate de DRM (Digital Rights Management) cum ar fi permisia/interdicţia de printare, salvare, copiere, protecţii prin parolă, watermark, sau setarea unor date la care accesarea documentelor expiră. Ai astfel posibilitatea eficientizării operaţiunilor prin intervenţii în orice moment, din orice loc.

Eficientizează fluxurile de aprobare în procese complexe de lucru

Managementul documentelor stă la baza fluxurilor de lucru complexe, care necesită aprobări rapide fără întreruperi de activitate. Modulul permite aprobări prin semnături electronice, pe un document sau pe familii de documente caracterizate prin atribute comune.

Identifică rapid informaţii relevante în volume ridicate de date

Pentru a beneficia de avantajele volumelor mari de date, poţi accesa datele rapid şi într-un mod securizat prin instrumente de căutare şi filtrare avansată, sau prin parametrii şi cuvinte cheie. Indexarea completă a documentelor pentru căutări şi filtrări în adâncime permite identificarea rapidă a informaţiilor relevante prin câteva click-uri. Căutările sunt posibile pe bază de cuvinte cheie, meta-date, adnotări, comparaţii între documente şi contextual. De asemenea, documentele pot fi identificate funcţie de status şi stare. Ai astfel posibilitatea reducerii dramatice a timpului necesar identificării unei informaţii.

Simplifică actualizarea dinamică a conţinutului documentelor

Pe lângă managementul documentelor, modulul permite automatizarea dinamică a conţinutului documentelor. Poţi automatiza întreg ciclul de viaţă al documentului, de la crearea dinamică pe bază de template-uri şi informaţii preluate automat din alte documente şi până la stocarea şi arhivarea lui, de la prima accesare şi până la preluarea automată a actualizărilor funcţie de actualizări în procesele cu care este asociat documentul respectiv. Managementul documentelor asigură versionarea automată a documentelor pentru urmărirea uşoară a evoluţiei lor.

Automatizarea procesului permite atât actualizări în timp real, cât şi eliminarea erorilor umane, care duc la timpi morţi pentru identificarea erorilor şi reconcilierea lor.

Acceleraţi viteza procesului de decizie

Modulul permite distribuţia documentelor manual sau prin intermediul proceselor asociate în sistemul ERP către factorii de decizie relevanţi. Documentele pot fi distribuite prin proceduri predefinite în sistem, conform proceselor specifice de afaceri. Aceste funcţionalităţi permit angajaţilor sau partenerilor de afaceri să primească informaţii relevante în timp real, îmbunătăţind procesul de decizie şi reducând costurile operaţionale. Printre funcţionalităţile de colaborare se numără: adăugări/vizualizări de comentarii, adnotări şi marcări, distribuţie şi subscribţii la anumite documente, suport pentru fluxuri de documente distribuite înseriat sau în paralel, alerte şi escaladări automate, monitorizare şi raportare de status.

Legile tot mai stricte şi reglementările tot mai dure în anumite procese industriale de producţie cresc importanţa arhivării şi gestionării corecte a documentelor, pe tot ciclul de viaţă al produselor. Calitatea unui produs nu se referă doar la ciclul de producţie, ci la întregul mediu organizaţional şi la produs în sine. O companie care doreşte certificare în managementul calităţii (ISO 9000-9006) poate satisface cerinţele minime obligatorii doar prin implementarea unui sistem electronic avansat de managementul documentelor. Din acest motiv, managementul documentelor oferit de SAP este preferat de cele mai puternice organizaţii pe plan mondial.

Evită redundanţa informaţiilor, asigură consistenţa datelor şi minimizează munca manuală

Prin corelarea managementului documentelor cu procesele de business (de exemplu, cu procesele de producţie asistată pe calculator sau cu sistemele de proiectare asistată pe calculator), eviţi redundanţa datelor, menţii consistenţa informaţiilor şi reduci la minim efortul manual de introducere şi actualizare a datelor. Managementul documentelor se integrează extrem de uşor la nivel:

  • Desktop – utilizarea modulului prin Internet Explorer
  • Office – utilizarea modulului direct din Word, Excel, PowerPoint
  • E-mail – integrarea prin plug-in-ul Outlook permite trimiterea şi primirea de notificări şi ataşamente direct din Outlook
  • ERP – integrare nativă cu SAP dar şi cu orice alt sistem de tip ERP sau aplicaţie prin Web Services sau API
DESCOPERĂ PUTEREA SOLUŢIILOR SAP
Case Study
Sharing Product Information

Descoperiţi impactul implementării sistemului de document management de la SAP la Henkel AG în distribuţia sigură şi eficientă a informaţiilor.

Descarca
Case Study
SAP Data Services

Reconcilierea datelor, identificarea dublurilor, eliminarea redundanţelor şi strategii pentru managementul informaţiilor prin SAP.

Descarca